Vorteile der Computer Telefonie Integration (CTI) in eine innovative ERP Software
Erfahren Sie hier alles wichtige über CTI (Computer Telefonie Integration) in eine ERP Software. Steigern auch Sie Ihre Effizienz und nutzen Sie geschickt alle Daten!
Die Vorteile eines innovativen ERP Systems liegen sicherlich auf der Hand. Haben Sie aber auch schon daran gedacht, wie Sie Ihre aus- und eingehende Telefonie in dieses System integrieren können und daraus zahlreiche Vorteile für Ihr Unternehmen bekommen können? Das Ganze wird als Computer Telefonie Integration – kurz CTI – bezeichnet und bindet alle Funktionen rund um Ihr telefonisches Kommunikationssystem geschickt in das ERP System ein.
Mit unserer exzellenten ERP Software Actricity haben Sie die Möglichkeit für eine CTI (Computer Telefonie Integration) im ERP System.
Was dies konkret für Ihr Unternehmen bedeutet, erfahren Sie hier!
Was genau ist Computer Telefonie Integration (CTI)
Die Abkürzung CTI steht für den Fachbegriff Computer Telefonie Integration und bezeichnet eine moderne Option zur Kommunikation in Unternehmen. Sie gestattet mit Hilfe von einer speziellen, auf dem Computer installierten Software, bestimmte Funktionen des Systemtelefons in einer geschickten Kombination mit im EDV System vorhandenen Informationen und Daten zu nutzen. Dies vereinfacht sehr viele Unternehmensprozesse auf eine beeindruckende Art und Weise und fördert die allgemeine Unternehmenseffizienz. So kann der Nutzer beispielsweise per Mausklick Verbindungen zwischen Systemtelefon und Mail-Programm herstellen. Ein anderes gutes Beispiels sind ankommende Anrufe, deren Informationen wie Kontaktdaten oder Historie von Gesprächen aus einem CRM-System durch die entsprechende CTI Funktion zur Verfügung gestellt, sprich eingeblendet, werden. Die Kommunikation wird hierdurch wesentlich erleichtert und der der Informationsaustausch begünstigt.
Wie bereits angesprochen bedarf es für diese und natürlich jede Menge anderer Funktionen eines speziellen Softwareprogramms, welche das Systemtelefon steuert und mit der Telefonanlage Verbindung herstellt.
Entsprechend bieten viele Telefonanlagen Hersteller solche Lösungen für die von ihnen verkauften Geräte an.
Damit die Verbindung zu CRM oder ERP Systemen reibungslos erfolgen kann, haben die CTI Softwarelösungen ein Modul, welches über standardisierte Schnittstellen mit gängigen CRM- und Backend-Systemen verfügt. Zur Kommunikation zwischen Telefonanlage und Computersoftware werden standardisierte Protokolle, wie zum Beispiel CSTA (Computer Supported Telecommunications Applications) verwendet. Dieses Protokoll dient zur Definition der Art und Formatierung der zu übertragenden Daten.
CTI Verbindung mit Ihrem ERP System
Die CTI in Verbindung mit einem ERP System unterstützt die telefonische Kommunikation Ihres Unternehmensganz eindeutig und es eröffnen sich zahlreiche Möglichkeiten für Ihr Unternehmen, Prozesse wesentlich effizienter und vor allem durchgängig zu gestalten.
Deshalb sind wir besonders stolz auf unsere ERP Software Actricity, welche Ihnen die Möglichkeit für eine CTI Telefonie Integration bietet.
Der grosse Vorteil ist, dass alle Kontaktdaten zentral gespeichert werden und für jeden, der Sie benötigt, problemlos, schnell und komplett zur Verfügung stehen. Dies bedeutet, dass praktisch nichts mehr verloren gehen kann, weil beispielsweise ein Mitarbeiter ausscheidet, krank ist, in Rente geht oder ähnliches. Alles ist zentral gespeichert und jedem zugänglich.
Vorteile CTI im Einzelnen
Die wichtigsten Vorteile des CTI in Kombination mit dem ERP System sind folgende:
Eingehende Anrufe
Sobald ein Anruf eingeht, sehen Sie dank der CTI sofort, um welche Person es sich handelt, bzw. von welchem Unternehmen Sie angerufen werden – und zwar noch bevor Sie den Anruf entgegennehmen.
Je nachdem, wie das System bezüglich der verschiedenen Parameter definiert wurde, werden am Computer Bildschirm verschiedene Dateien in einem speziell zu diesem Zweck geöffneten Fenster angezeigt.
Ganz besonders praktisch ist, dass diese Fenster in der CTI die Option der Erstellung eines Gesprächsprotokolls ermöglichen. Die Kombination CTI mit ERP System ermöglicht dann z.B. auch, dass dieses Gesprächsprotokoll einem bestehenden Beleg, einer Offerte, einem Auftrag, einer Rechnung, etc. zugeordnet werden kann. SO weiss jeder Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt, welche Gespräche geführt wurden, was angeboten oder gewünscht wurde und welches der neueste Stand der Verhandlungen ist. So gehen keine wichtigen Informationen mehr verloren, Gespräche müssen nicht doppelt geführt werden und eine Hand weiss was die andere tut. Überflüssig zu sagen, dass Ihre Kunden von der gebotenen Effizienz und Ihrem Service begeistert sein werden und Ihre Mitarbeiter wesentlich effizienter ihre Arbeit erledigen können.
Ausgehende Anrufe
Wenn Sie beispielsweise einen Kunden kontaktieren möchten, so können Sie das direkt aus der entsprechende Offerte, Auftrag, Akquise, etc. heraus tun. Auch hier wird das Gespräch erfasst und automatisch mit dem entsprechend beleg zusammen gespeichert. Hinterher ist es somit ebenfalls allen Beteiligten zugänglich und die Transparenz ist optimal.
Vorbei sind die Zeiten, wo Sie mühselig Telefonnummern in verschiedenen Orten suchen mussten – jetzt reicht ein simpler Mausklick im ERP System!
Besprechungsprotokoll/Telefonnotiz
Neben dem bereits angesprochenen vollwertigen und kompletten Besprechungsprotokoll können Sie auch kleinere Telefonnotizen anfertigen. Beide Optionen können problemlos an andere Mitarbeiter gesendet werden, falls Sie beispielsweise ausdrücklich über einen bestimmten Sachverhalt, der während des Gesprächs aufkam, informieren möchten.
VPBX: Internet Telefonie
Wir bieten Ihnen eine sogenannte virtuelle Telefonanlage (VPBX) für IP Telefonie, welche Ihnen den Komfort einer modernen Telefonanlage bietet, ohne die entsprechende Hardware zu benötigen. Alles läuft über Ihr Computer und Software System ab.
Unsere virtuellen Telefonanlagen umfassen unter anderem folgende Funktionen
Gruppenfunktion
Ring Ruf
Wartemusik
Fax
Konferenzschaltung
u.v.a.m.
Wenn Auch Sie jetzt Interesse an einer CTI für ein leistungsstarkes ERP System bekommen haben, dann sollten Sie uns unbedingt kontaktieren. Wir zeigen Ihnen gerne, wie auch Sie Ihr Unternehmen effizienter gestalten können, indem Sie von den zahlreichen Vorteilen der CTI profitieren!
Wir freuen uns auf Ihren Anruf oder Ihr Email!
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